معرفی دفتر برنامه ریزی و نظارت راهبردی
دفتر برنامه ریزی، واحد تصمیم ساز در هر سازمان است. منظور از برنامه ریزی، فرایندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای ایجاد یک سیستم هماهنگ از تصمیمات می باشد. برنامه ریزی متکی بر انتخاب و مرتبط با ساختن حقایق است. حقایق مفاهیم واقعی، قابل آزمون و اندازهگیری هستند. دیدگاه ها، عقاید، احساسات و ارزش ها به عنوان حقایقی تلقی میشوند که فرایند برنامه ریزی بر اساس آن ها سازماندهی داده میشود.
آشنایی بیشتر با دفتر برنامه ریزی
اهم وظایف دفتر برنامه ریزی و نظارت راهبردی
دفتر برنامه ریزی، واحد تصمیم ساز در هر سازمان است. منظور از برنامه ریزی، فرآیندی دارای مراحل مشخص و بهم پیوسته برای ایجاد یک سیستم هماهنگ از تصمیمات می باشد. برنامه ریزی متکی بر انتخاب و مرتبط با ساختن حقایق است. حقایق مفاهیم واقعی، قابل آزمون و اندازهگیری هستند. دیدگاه ها، عقاید، احساسات و ارزش ها به عنوان حقایقی تلقی میشوند که فرایند برنامه ریزی براساس آن ها سازماندهی داده میشود. برنامه بیانی روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصمیمات است. برنامه خروجی فرایند برنامه ریزی است اما برنامه ریزی یک فرایند پیوسته است که بیش از اتخاذ هر تصمیمی آغاز شده و پس از اجرای آن تصمیم ادامه مییابد. اهم وظایف دفتر برنامه ریزی و نظارت راهبردی عبارت است از:
- تهیه، تدوین و بروز نمودن برنامه راهبردی دانشگاه
- جمعآوری مستمر اطلاعات محیطی مرتبط با فعالیتهای دانشگاه
- تدوین و بازنگری برنامههای تفصیلی پنجساله دانشگاه
- تدوین و بازنگری برنامههای تفصیلی یکساله و انعکاس آن در بودجه سالانه دانشگاه
- نظارت بر اجرای برنامههای مصوب و ابلاغی دانشگاه
- تهیه گزارشهای ادواری مرتبط با پایش و پیشرفت برنامههای ابلاغی
- شناسایی و تدوین سالانه شاخصهای بهرهوری
- اندازهگیری مستمر شاخصها در هر دوره
- بررسی شاخصهای اندازهگیری شده در هر دوره و تحلیل نقاط قوت و ضعف بخشهای مختلف دانشگاه
- ارائه نتایج و تحلیلهای هر دوره به واحدها و پیگیری دریافت برنامههای بهبود
- بررسی برنامههای بهبود و ابلاغ برنامههای مصوب به واحدها
- نظارت بر حسن اجرای برنامههای بهبود در واحدها
- شناسایی ریسک های استراتژیکی، فرایندی، عملیاتی و ارائه برنامه های اقتضائی
- شناسایی فرآیندها و تهیه شناسنامه فرآیند با ارائه روش های بهینه
- برنامه ریزی اجرای ارزیابی درونی در دانشگاه
- برنامه ریزی تشکیل جلسات کمیته کیفیت
- هماهنگی و مدیریت اجرای ممیزی های داخلی و ممیزی صدور گواهی نامه ایزو
اهداف و برنامه های راهبردی و فرآیندهای موسسه
تدوین برنامهریزی استراتژیک
برای تدوین استراتژی از چارچوبی با عنوان چارچوب جامع تدوین استراتژی استفاده میشود. این چارچوب ابزارها و روشهایی را ارائه میکند که برای انواع سازمانها (در اندازههای گوناگون) مناسب است و به استراتژیست ها کمک میکند تا استراتژیها را شناسایی، ارزیابی و گزینش کنند. این چارچوب دارای چهار مرحله اصلی است که عبارتاند از:
- مرحله شروع: در این مرحله ارکان استراتژیک (مأموریت، چشمانداز، ارزشها) دانشگاه تهیه میشود.
- مرحله ورودی: در این مرحله، اطلاعات اصلی موردنیاز برای تدوین استراتژیها مشخص میشود این مرحله شامل ماتریس ارزیابی عوامل داخلی و ماتریس ارزیابی عوامل خارجی است.
- مرحله تطبیق یا مقایسه: در این مرحله، با توجه به اطلاعات حاصل از مراحل قبل با در نظر داشتن مأموریت سازمان عوامل اصلی داخلی (قوتها و ضعفهای کلیدی) و عوامل اصلی خارجی (فرصتها و تهدیدهای استراتژیک) باهم تطبیق داده میشوند و در واقع، بین آنها نوعی توازن ایجاد میشود. در این مرحله عوامل داخلی و خارجی با استفاده از ابزارهای گوناگون تطبیق داده میشوند تا استراتژیهایی شناسایی شوند که در راستای مأموریت سازمان بوده و متناسب با عوامل داخلی و خارجی باشند.
- مرحله تصمیمگیری: در مرحله آخر، با استفاده از ماتریس برنامهریزی استراتژیک کمّی گزینههای شناساییشده در مرحله قبل، به شیوههای عینی و بدون اعمالنظر شخصی مورد ارزیابی و قضاوت قرار میگیرند.
چارچوب برنامهریزی استراتژیک
- عوامل خارجی: این عوامل شامل مواردی همچون عوامل اقتصادی، اجتماعی، سیاسی، قانونی و … است.
- عوامل داخلی: این عوامل شامل عواملی همچون وضعیت حاضر سازمان، اهداف واحدهای کسبوکار و … هست.
- عوامل ذینفعان: مهم ترین ذی نفعان عبارتند از، صاحبان شرکت، مشتریان، تأمینکنندگان و موسسههای حمایتی، دولت و کارکنان.
سازمانها میتوانند استراتژی متفاوتی داشته باشند؛ اما در تدوین برنامهریزی استراتژیک سازمانها در نهایت از فرایندهای یکسان بهره می برند.
ظرفیتهای ایجادشده در دانشگاه از یکسو، ضرورت داشتن چشمانداز و برنامه عملیاتی برای برنامههای توسعه مهرالبرز از سوی دیگر موجب گردید که نخستین برنامه استراتژیک دانشگاه در سال تحصیلی 1391-1390 تدوین و اجرایی شود و این برنامه به صورت مستمر به روزرسانی گردیده است.